Od dnia 24.09.2012 r. zostają wprowadzone zmiany zasad ewidencjonowania w systemie SAP dokumentów związanych z podróżami służbowymi m.in. rezerwacji środków, żądań zaliczek i faktur.

Zmiany dotyczą:
 
- rodzaju dokumentu rezerwacji środków dla podróży służbowych,
- rozbijania łącznej kwoty delegacji na pozycje w rezerwacji środków, zgodnie z rodzajami wydatków (świadczeń),
- zmian w transakcji F-47 „żądanie zaliczki”,
- rodzaju dokumentów przy wprowadzaniu wstępnie faktur związanych z podróżą służbową,
- wyboru dostawcy przy wstępnym wprowadzaniu dokumentów związanych z podróżą służbową.
 
Poniżej szczegółowy opis procedury wprowadzania dokumentów:
 
krok pierwszy (JEDNOSTKA): wprowadzenie do systemu rezerwacji środków:
 
Obligo wprowadzamy używając rodzaju dokumentu „13”.
 
Rezerwację tworzymy z podziałem na pozycje odpowiadające odpowiednim rodzajom świadczeń (wydatków) z wniosku wyjazdowego.
 
Po przyjeździe dopisujemy do istniejącej rezerwacji pozycje dotyczące pozostałych świadczeń (wydatki nieplanowane). W rezultacie cała kwota przeznaczona na wyjazd powinna mieć odzwierciedlenie w jednej rezerwacji środków.
 
Szczegóły znajdują się w instrukcji: Tworzenie rezerwacji dla podróży służbowych »
 
Uwaga! Obliga należy bezwzględnie zakładać w walucie PLN, z tolerancją w górę 10% (dotyczy podróży zagranicznych) ze względu na możliwe wahania kursów walut, co pozwoli uniknąć uzupełniania oblig o różnice kursowe.
 
krok drugi (JEDNOSTKA): wprowadzenie żądania zaliczki:

Uwaga! W przypadku wypłaty zaliczki w walucie obcej dla pracownika nie tworzymy w systemie żądania zaliczki. Szczegóły postępowania znajdują się na stronie Działu Współpracy Międzynarodowej https://dwm.uj.edu.pl/procedury-wyjazdowe/formalnosci/wniosek-wyjazdowy/zaliczka-i-inne-oplaty2

Żądanie zaliczki wprowadzamy w transakcji F-47. Nie wypełniamy pola stanowisko finansowe i pozycja finansowa, tylko pole „wstępna rezerwacja”, gdzie wpisujemy nr i pozycję rezerwacji z kroku pierwszego.
Jeśli zaliczka dla pracownika (lub przedpłata do kontrahenta) będzie dotyczyła więcej niż jednego rodzaju świadczenia, wówczas należy utworzyć odpowiednią ilość pozycji w żądaniu zaliczki powołując się w każdej z nich na odpowiedni numer i pozycję rezerwacji. Wykorzystujemy w tym celu ikonę „Nowa pozycja”).
Nie należy tworzyć na każdy rodzaj wydatku osobnego dokumentu żądania zaliczki, tylko jedno żądanie z wieloma pozycjami!
 
Szczegóły znajdują się w instrukcji: Żądanie zaliczki – wiele pozycji - workflow»
 
krok trzeci (KWESTURA): ewidencja wypłaconej zaliczki dokonywana przy rozksięgowywaniu wyciągu bankowego.
Kwota zaliczki pojawi się  wówczas w raporcie FM-owym w kolumnie „Płatności”.

krok czwarty (JEDNOSTKA/KWESTURA): ewidencja faktury z powołaniem się na rezerwację środków i pozycję (tak jak dotychczas numer dokumentu wstępnie wprowadzonego wpisujemy na papierowym dokumencie kosztowym).
 
Wszystkie dokumenty związane z wyjazdami służbowymi (czy to faktury od firmy, czy rozliczenie z pracownikiem) wprowadzamy w transakcji FV60 zawsze z rodzajem dokumentu z końcówką *D (w zależności od źródła).
 
Wybór dostawcy przy wprowadzaniu dokumentów związanych z delegacją jest następujący:
- dla wszystkich faktur przelewowych gdzie nabywcą jest UJ, dostawcą jest kontrahent z faktury,
- w pozostałych przypadkach dostawcą jest pracownik (rozliczenie z pracownikiem).
 
krok piąty (KWESTURA): rozliczenie faktury i zaliczki.
 
Wprowadzone zmiany umożliwią prawidłowe ewidencjonowanie obciążeń budżetów oraz uproszczą analizowanie dokumentów i rozliczeń dotyczących podróży służbowych.
 
Uwaga:
W przypadku pytań lub dodatkowych wyjaśnień odnośnie powyższej procedury, prosimy o kontakt z Sekcją SAP Fi.

Dodano: 2012-09-21 05:48:01

« Wstecz