Zgodnie z pismem okólnym nr 5» Rektora UJ z dnia 28 lipca 2021r., od dnia 1 stycznia 2022r. wszystkie jednostki organizacyjne UJ (nie dotyczy Collegium Medicum) zobowiązane są do procedowania dokumentów zakupu wyłącznie w formie elektronicznej w systemie SAP (WF faktur).

Dotychczasowe kody transakcji do wprowadzania dokumentów w systemie SAP nie zmieniły się. Natomiast, z uwagi na rezygnację z wypełniania tzw. metryczki do faktury, kilka dodatkowych informacji będzie wymagane podczas wprowadzania dokumentów w systemie SAP.

W zależności od typu dokumentu zakupu, poniżej znajdują się instrukcje szczegółowe:

1. Faktury wprowadzane w FV60

Wprowadzenie faktury bez zamówienia »
Wprowadzenie faktury bez zamówienia (różne banki)»
Wprowadzenie faktury korekty w FV60»
Zmiana wprowadzonej faktury po odrzuceniu i ponowne wysłanie do akceptacji»

2. Faktury wprowadzane w MIR7

Wprowadzenie faktury do zamówienia ramowego»
Wprowadzenie faktury do zamówienia z kontraktu»
Wprowadzenie faktury korekty w MIR7»
Zmiana wprowadzonej faktury po odrzuceniu i ponowne wysłanie do akceptacji»

3. Noty wewnętrzne

Wprowadzenie noty wewnętrznej»

4. Żądanie zaliczki

Żądanie zaliczki w ref. do rezerwacji środków»
Żądanie zaliczki w ref. do zamówienia»

5. Faktura dotycząca zwolnienia z VAT

Wprowadzenie faktury korekty dot. zwolnienia z VAT»

6. Dodawanie/usuwanie załączników

Dodawanie załączników »
Usuwanie załączników »


Należy pamiętać, aby przed wysłaniem do akceptacji podpiąć wszystkie niezbędne skany dokumentów (faktury, protokołu odbioru noty, oferty etc.) każdy z osobna i z odpowiednią nazwą (szczegóły w powyższych instrukcjach).

Z oryginałami dokumentów postępujemy zgodnie z Komunikatem nr 43 Rektora UJ » z dnia 29 grudnia 2021r. w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów zakupu.

Na Portalu Informacyjnym (PI) zostały udostępnione następujące raporty dotyczące tego procesu:
- Raport faktur w przetwarzaniu - aplikacja wyświetla dokumenty zakupu (faktury, noty wewnętrzne, żądania zaliczek), wysłane przez zalogowanego użytkownika oraz przez osoby z tej jednostki i jednostek podrzędnych, które są w trakcie akceptacji.
- Raport dokumentów zaksięgowanych - aplikacja wyświetla dokumenty zakupu (faktury, noty wewnętrzne, żądania zaliczek), dla których proces WorkFlow się zakończył, wysłane przez użytkownika oraz z jednostki do której użytkownik należy.
- Historia przetworzonych faktur - aplikacja wyświetla dokumenty zakupu (faktury, noty wewnętrzne, żądania zaliczek), które użytkownik zalogowany przetworzył (zaakceptował lub odrzucił).


Pomoc w zakresie obsługi procesu:
- w sprawach merytorycznych – Dział Weryfikacji i Kontroli UJ
- w sprawach technicznych - Zespół Finansowy Sekcji Systemów Zarządzania Uczelnią (adres e-mail: sapiens.finanse@uj.edu.pl)



Dokumenty, których akceptacja rozpoczęła się w innym systemie niż SAP, procedowane są po staremu.
Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części Pytania i odpowiedzi».

Dodano: 2022-12-01 11:41:58

« Wstecz