Zgodnie z komunikatem nr 21» Prorektora ds. Collegium Medicum UJ z dnia 3 sierpnia 2021r., od 1 października 2021r. w wybranych jednostkach został uruchomiony proces elektronicznej akceptacji dokumentów zakupu w systemie SAP (WF faktur).

W okresie objętym pilotażem wymagane jest wydrukowanie dokumentu faktury wraz z załącznikami, naniesienie w prawym górnym rogu faktury numeru dokumentu księgowego (kolorem zielonym) nadanego przez SAP oraz wysłanie do Działu Księgowości i Rozliczeń CM.
Elektronicznym obiegiem nie są objęte dokumenty logistyczne (transakcja MIR7) – te wprowadzane są centralnie z obiegiem papierowym.


W zależności od typu dokumentu zakupu, przy wprowadzaniu do SAP stosujemy następujące instrukcje:

1. Faktury wprowadzane w FV60

Wprowadzenie faktury bez zamówienia »
Zmiana faktury bez zamówienia »

2. Noty wewnętrzne

Wprowadzenie noty wewnętrznej »


3. Żądanie zaliczki

Rezerwacja środków »
Żądanie zaliczki w ref. do rezerwacji środków »


4. Dodawanie załączników

Dodawanie załączników »


Należy pamiętać, aby przed wysłaniem do akceptacji podpiąć wszystkie niezbędne skany dokumentów (faktury, protokołu odbioru noty, oferty etc.) każdy z osobna i z odpowiednią nazwą (szczegóły w powyższych instrukcjach).

Pomoc w zakresie obsługi procesu:
- w sprawach merytorycznych – Działu Księgowości i Rozliczeń CM
- w sprawach technicznych -Zespół Finansowy Sekcji Systemów Zarządzania Uczelnią (adres e-mail: sapiens.finanse@uj.edu.pl)

Dokumenty, których akceptacja rozpoczęła się w innym systemie niż SAP, procedowane są po staremu.
Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części Pytania i odpowiedzi».


Jednostki nie biorące udziału w pilotażu wprowadzają dokumenty zakupu wg dotychczasowych procedur.

Dodano: 2021-10-01 07:15:54

« Wstecz