Zgodnie z komunikatem nr 5 Prorektora UJ ds. dydaktyki z 27 stycznia 2017 roku wszyscy pracownicy etatowi Uniwersytetu Jagiellońskiego (bez Collegium Medicum) zobligowani są do składania krajowych wniosków wyjazdowych przez Portal Informacyjny.

Aplikacja automatyzuje niektóre czynności oraz wprowadza elektroniczny proces akceptacji wniosku wyjazdowego oraz rozliczenia. W szczególności dotyczy to sytuacji:

• wysłanie wniosku wyjazdowego do akceptacji skutkuje automatycznym utworzeniem rezerwacji środków (obliga),


• po akceptacji wniosku zostaje zaewidencjonowana nieobecność w systemie HR,


• w przypadku wypłaty zaliczki dla pracownika, po akceptacji wniosku zostaje utworzone żądanie zaliczki będące podstawą do wypłaty środków pracownikowi,


• zaakceptowanie rozliczenia podróży skutkuje utworzeniem dokumentu księgowego (dotyczy wydatków rozliczanych bezpośrednio z pracownikiem).

Poniżej przedstawiono szczegółowy opis procesu wnioskowania i rozliczania podróży służbowej (krajowej):

1) Złożenie wniosku wyjazdowego

Przed wyjazdem w krajową podróż służbową pracownik powinien złożyć wniosek w Portalu Informacyjnym. System blokuje możliwość złożenia wniosku, jeśli data wyjazdu leży w przeszłości.

Wnioskować można w dwóch wariantach:

A) Wniosek bez planowania kosztów (instrukcja) można złożyć w sytuacji, gdy:

• w związku z wyjazdem uczelnia nie będzie ponosiła żadnych kosztów (pracownik sam opłaca sobie wyjazd lub wszystkie świadczenia będzie miał zapewnione bezpośrednio przez instytucję zewnętrzną),


• koszty rzeczywiste będą przedstawione dopiero na etapie rozliczania wniosku.

B) Wniosek z planowaniem kosztów (instrukcja) trzeba złożyć w sytuacji, gdy:

• w związku z wyjazdem konieczne jest wcześniejsze uiszczenie opłaty (np. za opłatę konferencyjną). We wniosku muszą zostać zaplanowane przynajmniej te wydatki, które należy opłacić przez wyjazdem,


• pracownik wnioskuje o zaliczkę,


• środkiem transportu ma być samolot lub samochód prywatny rozliczany na podstawie tzw. kilometrówki.

Wprowadzenie wydatków na etapie wnioskowania daje gwarancję późniejszego zwrotu poniesionych kosztów - po wysłaniu wniosku system automatycznie tworzy rezerwację środków na wskazanym źródle finansowania.

UWAGA! Nie ma konieczności drukowania wniosku wyjazdowego.

2. Elektroniczna akceptacja wniosku wyjazdowego

Informacja o konieczność akceptacji/odrzucenia wysyłana jest mailem z możliwością bezpośredniej akceptacji poprzez kliknięcie w odpowiedni link. Równolegle wniosek do akceptacji pojawia się na Centralnej liście roboczej na Portalu Informacyjnym.

3. Ewidencja faktury lub innego dokumentu kosztowego

W przypadku faktur przelewowych i gotówkowych wystawionych na UJ należy wprowadzić je do systemu SAP w transakcji FV60 (tak jak dotychczas) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym (na dokumencie papierowym również musi być adnotacja o numerze rezerwacji środków).

Jeśli jakaś płatność dokonywana byłaby na podstawie przedpłaty wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki w transakcji F-47 (tak jak dotychczas) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków związanej z wnioskiem wyjazdowym.

4. Rozliczenie podróży przez pracownika na Portalu Informacyjnym

Rozliczenia podróży służbowej należy dokonać na Portalu Informacyjnym w tym samym miejscu, gdzie był składany wniosek wyjazdowy. Szczegółowa instrukcja znajduje się w dokumencie "Rozliczenie wniosku o podróż służbową krajową".

W zależności od jednostki organizacyjnej, pracownik wyjeżdżający w podróż służbową rozlicza wyjazd samodzielnie lub kontaktuje się z właściwym sekretariatem/dziekanatem.

UWAGA!

Przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji na Portalu Informacyjnym należy podpiąć skany wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem wyjazdu. Zgodnie z komunikatem nr 6 Kwestora UJ z dnia 27 stycznia 2021 roku, oryginały dokumentów związanych z wyjazdami krajowymi i zagranicznymi, przekazywanych do rozliczenia za pośrednictwem Portalu
Informacyjnego UJ powinny być przechowywane przez jednostkę. W związku z tym, nie ma konieczności drukowania rozliczenia. Akceptacji podlega tylko wersja elektroniczna.

Wsparcia w zakresie obsługi i działania aplikacji udziela Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (12 663 50 07, 12 663 50 06, sapiens.finanse@uj.edu.pl).

Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć na w części Pytania i odpowiedzi.

UWAGA (dotyczy osób niezatrudnionych na umowę o pracę)!

Osoby delegowane przez UJ w ramach umów cywilno-prawnych w celu uzyskania dostępu do Portalu Informacyjnego, powinny postępować zgodnie z instrukcją.


Doktoranci ze szkół doktorskich w celu uzyskania dostępu do Portalu Informacyjnego, powinny postępować zgodnie z instrukcją.


Osoby nie posiadające ani umowy o pracę ani umowy cywilno-prawnej z UJ (np. studenci, doktoranci niebędący w szkołach doktorskich), oraz osoby przyjeżdżające na UJ w ramach np. prowadzenia zajęć dydaktycznych/wykładów nie mogą uzyskać dostępu do Portalu Informacyjnego. W takich przypadkach wyjazdy krajowe powinny być rozliczane papierowo.

Dodano: 2017-01-31 19:00:00

« Wstecz